Hvordan kommunikerer man bedre i et team?

Kort svar: Man kommunikerer bedre i et team, når man tilpasser budskabet til den, man taler med, i stedet for at tale, som man selv helst vil tales til. Stil dig selv to spørgsmål: Skal jeg skrue op eller ned for tempoet? Og skal jeg være mere faktaorienteret eller mere menneskeorienteret, end jeg plejer? Et fælles sprog for forskellene gør resten lettere.

Jeg holdt engang i nødsporet på motorvejen ved Hedensted med en punkteret bil. Ham fra autohjælpen og jeg kunne næsten ikke høre hinanden, fordi lastbilerne væltede forbi. Vi sagde de rigtige ting. Vi var begge to interesserede i at få løst problemet. Men budskabet druknede i larmen.

Sådan er det tit, når to kolleger med vidt forskellige stile taler sammen. Profilen larmer så meget, at man næsten ikke kan høre budskabet. Når du tilpasser dig, slukker du for trafikken.

Vi taler, som vi selv vil tales til

Det er den mest almindelige fejl, og vi laver den alle sammen. Den hurtige sender en mail på to linjer og undrer sig over, at kollegaen ringer med ti spørgsmål. Den grundige sender et dokument på fire sider og undrer sig over, at ingen har læst det.

Vi har en tendens til at tro, at den måde, vi selv er på, er normen. Der er en svensk bog, der hedder Omgivet af idioter, og titlen siger det meget godt. Når du ikke forstår, hvorfor de andre reagerer, som de gør, føles det præcis sådan.

Men det er ikke de andre, der er mærkelige. I er bare forskellige.

To spørgsmål før du taler

Det interessante er ikke, at kollegaen er en D, og at man så skal gøre sådan og sådan. Det interessante er, hvordan du skal tilpasse dig fra din egen stil til hendes. Spørg dig selv:

• Skal jeg skrue op eller ned for tempoet?
• Skal jeg være mere menneskeorienteret eller mere faktaorienteret, end jeg plejer?

Er du selv hurtig og direkte, og taler du med en, der er rolig og grundig, skal du ned i tempo og op i detaljer. Er du selv rolig og omhyggelig, og taler du med en, der vil videre, skal du starte med konklusionen.

Sådan taler du til hver stil

• D vil have det kort og om resultatet. Start med konklusionen. Spar baggrunden, til hun spørger.
• i vil have energi og muligheder. Giv plads til snak og idéer, og aftal næste skridt skriftligt, før I går fra hinanden.
• S vil have tryghed og ro. Pres ikke. Fortæl, hvad det betyder for kollegerne, og hvordan det foregår trin for trin.
• C vil have data og præcision. Send materialet før mødet, og vær klar til spørgsmålene.

Når det er en mail

Det samme gælder det, I skriver til hinanden. En stor del af kommunikationen i et team foregår på mail og i chatten, og dér er der ingen stemme eller ansigt til at bløde budskabet op.

• Til en D: Konklusionen i første linje. Hvad vil du have, og hvornår?
• Til en i: Lidt personlig varme først. Og gerne en opfordring til at ringe, hvis der er meget at tale om.
• Til en S: Fortæl, hvorfor du skriver, og hvad der skal ske. Undgå at lyde, som om det haster mere, end det gør.
• Til en C: Hele baggrunden og de vigtigste tal. Og giv hende tid til at svare.

Det handler ikke om at lave dig selv om. Det er stadig det samme budskab. Du fjerner bare støjen, så den anden kan høre det.

Når mailen kommer klokken 21

Der er også en anden side af det skriftlige: tidspunktet. Allan Pedersen, som var gæst i episode 32, indrømmede, at han selv altid tjekker sin mail. Men han skal passe på ikke at skabe en kultur, hvor alle andre så også føler, at de skal. Sender du mails sent om aftenen, fordi det er dér, du har tid, så sæt dem til at blive sendt klokken halv otte næste morgen. Eller skriv, at du ikke forventer svar, før modtageren er tilbage. Og beløn ikke den, der svarer klokken halv ti om aftenen.

Jeg sendte engang en mail til en leverandør med et spørgsmål om en uddannelse. Han var på skiferie og havde autosvar på. Alligevel fik jeg en sms fra ham, med et billede fra bjerget: Jeg er lige her. Er det vigtigt, eller kan det vente? Det var sødt ment. Men jeg havde jo fået hans autosvar. Vi føler os forpligtede til at svare hele tiden, og det er noget, et team kan lave aftaler om.

Og overvej, om mødet overhovedet skal være et møde. Allan fortalte om at blive fløjet til udlandet for et møde på halvanden time, der primært var en PowerPoint. Det kunne han lige så godt have set på en time på Teams. Der sker selvfølgelig også noget ved kaffeautomaten, når man mødes. Men aftal, hvornår I mødes fysisk, og hvornår en kort videosamtale eller en mail er bedre.

Feedback på tværs af stile

Det er i feedbacken, forskellene virkelig mærkes.

En C-profil på en lederuddannelse syntes engang, det var spild af tid at rose og anerkende. Ros overfører ikke nogen ny viden. Der er ingen, der bliver dygtigere af det. Det kan godt være, at det er sådan for ham. Men andre har behovet, og derfor skal han også have det i værktøjskassen.

Omvendt hader S-profilerne offentlig anerkendelse. Stil dem ikke op på en scene og klap ad dem. Men et oprigtigt »tusind tak« betyder meget.

Og så er der den kloge C, der har ret i sagen, men siger det så kringlet og så direkte, at han fornærmer folk. Jeg kender en, der kan rådgive alle kunderne i virksomheden virkelig stærkt. Men han siger »det er jo for dumt« så tit, at ingen hører budskabet. Det er synd. For budskabet var et ærligt ønske om at hjælpe.

Så tænk over:

• Hvem skal have feedbacken? Hurtig og direkte, eller roligt og på tomandshånd?
• Hvad skal den indeholde? Konklusionen først, eller baggrunden først?
• Hvad skal anerkendes? Resultatet, indsatsen, grundigheden eller hjælpsomheden?

Lav en brugsanvisning

En af de enkleste ting, et team kan gøre, er at skrive en brugsanvisning til sig selv. Én side pr. person:

• Sådan vil jeg helst have information.
• Det her stresser mig.
• Det her har jeg brug for fra jer.
• Sådan giver I mig bedst feedback.

Læg dem et sted, hvor alle kan finde dem. Og giv dem til nye kolleger på første dag. Det sparer en masse gætværk.

Faldgruberne

• At gøre det til et trick. Tilpasning er ikke at manipulere. Det er at gøre det let for den anden at forstå dig.
• At glemme at spørge. Er du i tvivl om, hvordan kollegaen vil have det, så spørg.

Dig: Vil du helst have det kort på mail, eller skal vi tage fem minutter sammen?

• At glemme dig selv. S-profiler kan bruge det meste af tiden på at dække andres behov og glemme, hvad de selv har brug for. Kommunikation går begge veje. Sig også, hvad du har brug for. Får du endnu en opgave, når du allerede har for mange, kan du låne en replik, som en mellemleder engang gav sine kolleger:

Dig: Det vil jeg supergerne. Jeg skal lige høre, hvilke af de opgaver, jeg har i dag, jeg så skal lade være med at lave?

• At skrive det svære. Den svære besked skal ikke i en mail. Tag den ansigt til ansigt eller på video, hvor I kan se hinanden.

Gør det her i denne uge

Tænk på den kollega, du oftest misforstår. Gæt hendes stil ud fra de to spørgsmål: tempo og fakta eller mennesker. Skriv din næste besked til hende, som hun helst vil have den, ikke som du helst vil skrive den. Læg mærke til, om svaret bliver anderledes.

Læs også Hvordan samarbejder man med en kollega, der er ens modsætning?, og se hvordan vi arbejder med kommunikation i hele teamet i Teamudvikling med DiSC.

Lyt og prøv selv

• Podcast · episode 10DISC-profiler i salg – Bliv en stærkere sælger med bedre selvindsigt
• Podcast · episode 33Kompenser for din DISC-profil og sælg bedre
• Podcast · episode 32Bæredygtig ledelse af sælgere - med gæst Allan Pedersen

Svaret er skrevet af Nikolaj Dyring, der har arbejdet med salgsudvikling i 19 år og driver Talenthuset.