Hvordan holder man styr på sin pipeline?

Kort svar: Del din pipeline op i få, faste kolonner, fra idé til vundet eller tabt, og hav én regel: Ingen kolonne må være tom. Mål ugentligt på det, du selv styrer, som opkald, møder og tilbud med aftalt opfølgning. Og hav en advarselslampe, der lyser, når der er for lidt i kolonnen med bookede møder, også når salget ser godt ud.

Jeg var en smule bekymret for nylig. Og det var egentlig fjollet, for ordrebogen havde aldrig været bedre. Jeg havde aldrig før været booket så langt ud i fremtiden og haft så mange spændende salgsprocesser, der så lovende ud.

Men så kiggede jeg ind i mit CRM-system. Der var simpelthen for lidt i kolonnen med bookede møder. Kolonnen med vundne salg så godt ud. Men møderne, der skulle blive til næste års salg, manglede.

Det er hele pointen med at holde styr på sin pipeline. Det handler ikke om at se, hvordan det går nu. Det handler om at se, hvordan det kommer til at gå om et halvt år.

Hvad er en pipeline?

En pipeline er alle de salgsmuligheder, du arbejder på, sorteret efter hvor langt de er. Fra den første idé til den vundne eller tabte ordre. Den viser dig, hvor du har noget i gang, og hvor der er huller.

I min branche tager et typisk salg et halvt år. Det betyder, at det, jeg gør i dag, er det, der giver omsætning om seks måneder. Glemmer jeg at fylde pipelinen nu, står jeg med en tom kalender senere. Og det har jeg prøvet.

Mine kolonner

Jeg bruger et CRM-system og har delt min pipeline op i få, faste kolonner:

• Ideer til bearbejdning. Emner, hvor jeg har en idé. Dem giver jeg seks måneder og sætter til et meget lavt beløb.
• Potentiel opgave. Hvor jeg har opdaget, at der faktisk er noget, der kan gå fra idé til at blive noget. Det kan også være nogen, der bare har ringet til mig.
• Møde booket. Der er en aftale i kalenderen.
• Tilbud fremsendt. Kunden har fået et tilbud.
• Opgave vundet eller tabt.

Det behøver ikke være mere avanceret. Det vigtigste er, at du kan se på et øjeblik, hvor tingene ligger.

Én regel: Ingen kolonne må være tom

Jeg har lavet nogle spilleregler for mig selv. Den vigtigste er, at der aldrig må være tomt i nogen af mine kolonner. Der skal altid være noget i tilbud fremsendt. Der skal altid være noget i møde booket. Hvis ikke jeg har et møde booket i mit system, så er noget galt. Så skal jeg handle på det nu.

Hvorfor den regel? Fordi vi alle sammen kender det: Når der er vanvittig travlt en periode, hvad glemmer vi så? Vi glemmer at sælge. Så kommer hullerne. Og et hul i møde booket i dag er et hul i ordrebogen om et halvt år.

Hav en advarselslampe

Det farligste tidspunkt er, når det kører. Når ordrebogen er fuld, bliver jeg tilbagelænet. Jeg holder op med at se mulighederne. Jeg bliver ikke opsøgende. Og så går jeg i stå.

Jeg har lært det på den hårde måde. Da der kom krig i Ukraine, havde jeg en kunde med fabrik der. Et uddannelsesforløb blev udskudt i ti måneder, og pludselig havde jeg en tom kalender. Det var lige den opgave, jeg havde regnet med at leve af. Det har lært mig, at jeg altid skal have et salgspres, også når det ser fint ud.

Der er en enkel grund til, at det går galt. Hos mig kan en salgsproces sagtens tage seks måneder fra første kontakt, til vi er i gang. Det, jeg ikke sætter i gang i dag, mærker jeg altså først om et halvt år. Og når leverancen fylder meget i lang tid, glemmer man, at der skal sælges ind til de næste projekter.

Jeg har et lille mentalt trick til de gode perioder. Jeg kigger på de projekter, der er kommet i ordrebogen, og siger til mig selv, at det meste er held. Og det er det tit. Den ene kunde kom, fordi to mennesker tilfældigvis talte sammen til et møde. Den anden var en reference fra mange år tilbage. Hvad nu, hvis de samtaler ikke var sket? Så er der ikke plads til at hvile på laurbærrene, og jeg bliver ved med at gøre det, der virker.

Og så har jeg lavet faste regler for mig selv, som jeg følger, uanset hvordan ordrebogen ser ud: faste timer om ugen til opsøgende salg, podcasten, aktivitet på LinkedIn og at dyrke netværket. Det er aktiviteterne, der fylder pipelinen. Ikke humøret.

Allan Pedersen har en øvelse, jeg godt kan lide, til de perioder hvor det går godt. Saml teamet, og spørg: Hvad nu, hvis vi skulle fordoble salget næste år uden nye ressourcer? Hvad kunne vi så gøre? Når I bliver tvunget til at tænke nyt, dukker der muligheder op, I ellers ikke havde set.

Derfor har jeg nogle advarselslamper, jeg skal reagere på. Den vigtigste er antallet af bookede møder. Er der for lidt i den kolonne, skal jeg i gang med at booke møder, også selvom det ikke virker vigtigt lige nu.

Pipeline-advarselslampen på sælgerklubben.dk gør det samme for dig. Du sætter dine ugemål for kontaktforsøg, samtaler, bookede møder og tilbud sendt med aftalt opfølgning. Så viser lamperne, om du er ved at blive tilbagelænet.

Mål på det, du selv styrer

Der er to slags mål. Et bagudskuende mål fortæller, om du nåede det, du ville: omsætning, ordrer. Når du kan måle det, er det for sent at gøre noget ved det. Et førende mål er en handling, der forudsiger resultatet, og som du selv kan påvirke: antal opkald, antal møder. Det er dem, du skal styre efter i hverdagen. Tankegangen kommer fra bogen The 4 Disciplines of Execution.

Mine egne mål er ikke store. Jeg sælger måske en halv dag om ugen, fordi jeg også er produktet og leverancen. Mit mål er ti opkald, to møder og to tilbud om ugen. Det lyder ikke af meget. Pointen er, at tallene står skrevet ned, og at jeg følger dem uge for uge.

Der er meget i-profil i mig. Jeg får tusind idéer og løber i tusind retninger. Salgene kom sporadisk og tilfældigt, fordi jeg ringede til nogen, når jeg manglede noget. Det, der ændrede det, var ikke en ny teknik. Det var, at jeg for en gangs skyld satte mig ned og lavede en struktureret salgsindsats med handlingslister og tal.

Regn baglæns fra dit mål

Hvor meget skal der være i din pipeline? Det kan du regne baglæns. Du starter med dit mål og din gennemsnitlige ordre og går trappen ned: Hvor mange aftaler kræver det? Hvor mange møder? Hvor mange samtaler? Hvor mange opkald?

Den omvendte tragt på sælgerklubben.dk starter med et eksempel: Et mål på 2 millioner og en gennemsnitlig ordre på 400.000 kroner kræver fem aftaler. Med de procenter, værktøjet starter med, bliver det til 17 møder, 139 samtaler og 556 opkald, eller cirka 40 opkald om ugen over 14 uger. Procenterne er et skøn. Skift dem ud med dine egne, så snart du kender dem.

Tallet, du skal holde øje med, er det nederste: opkald om ugen. Det er det eneste, du selv bestemmer helt.

CRM er et hjælpesystem

Mange sælgere ser CRM som noget, chefen bruger til at kontrollere dem. For mig er det omvendt. Jeg er selvstændig. Jeg har ikke nogen chef, medmindre man kan kalde kunderne mine chefer. Jeg bruger CRM, fordi det gør det nemt. Så kommer der påmindelser, og det fortæller mig, hvad jeg skal følge op på.

Brug det på den måde. Hver gang du lægger røret på, så skriv næste skridt og en dato. Så skal du ikke huske det. Systemet husker det for dig.

Gør det i denne uge

Kig på din pipeline. Er der en kolonne, der er tom eller næsten tom? Så er det dér, du skal bruge tid i denne uge. Skriv tre tal ned, du vil måle på hver uge: fx opkald, bookede møder og tilbud med aftalt opfølgning. Og læs også, hvorfor salg går i stå.

Lyt og prøv selv

• Podcast · episode 23Min vej til at blive sælger – fra dårlig til dygtig
• Podcast · episode 22Det er faktisk meningen, at det skal være hårdt at være sælger
• Podcast · episode 7Hvordan skaber du tid til at erobre nye kunder?
• Podcast · episode 46Fra kundeliste til ringeliste – sådan byggede jeg salgsmotoren med AI (Build in public #3)
• Podcast · episode 12Succes i medgang og modgang – Sådan holder du momentum i dit salg
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkPipeline-advarselslampen
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkDen omvendte tragt
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkRingeplan-trackeren

Svaret er skrevet af Nikolaj Dyring, der har arbejdet med salgsudvikling i 19 år og driver Talenthuset.