Hvordan laver man en ringeplan?

Kort svar: En ringeplan svarer på fire spørgsmål: Hvem ringer du til, hvor mange inden hvilken dato, hvornår i kalenderen gør du det, og hvad siger du? Byg listen ud fra mønsteret i dine bedste kunder, sortér den i varme og kolde, book tiden som et møde med dig selv, og tæl indsatsen.

Jeg var engang på samkørsel med en sælger, der solgte vikarydelser. Vi mødtes tidligt om morgenen i Aalborg. Han havde ingen plan for dagen. Så han tog telefonen i holderen og begyndte at bladre i sine kontakter fra en ende af. Alfabetet starter med A, så det gjorde han også. Nå, der var en med B. Dem var det længe siden, han havde ringet til. Har du tid til, at vi kigger forbi? Nej. Okay, næste.

Vi holdt for enden af indkørslen, mens han bladrede. Og resten af dagen kørte vi på kryds og tværs af Nordjylland. Rigtig mange kilometer og rigtig meget spildtid.

Det er det modsatte af en ringeplan. En ringeplan er besluttet, før du tager telefonen.

Hvad en ringeplan er

En ringeplan er ikke et regneark med 500 navne. Den er svaret på fire spørgsmål:

• Hvem ringer jeg til? Din liste, sorteret, med en grund til hvert navn.
• Hvor mange, og inden hvilken dato? Fx 100 virksomheder inden udgangen af måneden.
• Hvornår i kalenderen? Dag og klokkeslæt, booket som et møde med dig selv.
• Hvad siger jeg? Et kort opkald, du har skrevet ned og øvet.

Har du de fire, har du en plan. Mangler du én, har du en god intention.

Start med listen, og start med dine bedste kunder

Da jeg skulle bygge min egen salgsmotor op fra bunden, startede jeg ikke med telefonen. Jeg tog de 16 virksomheder, jeg havde leveret gode forløb til, og spurgte: Hvad har de til fælles? Fællesnævneren var tydelig: B2B-virksomheder med et sælgerkorps, der skal udvikles. Så fik jeg en liste med 100 virksomheder, der lignede.

Så opdagede jeg problemet: Hvem skulle jeg ringe til? Svaret lå i mit eget netværk. Jeg eksporterede mine kontakter fra LinkedIn og lagde dem ned over listen. Pludselig havde jeg navne, og der dukkede endda virksomheder op, jeg ikke havde fundet første gang.

Læg derefter de filtre på, som kun du kender. Mit eget er, at jeg ikke ringer til en direkte konkurrent til en kunde, jeg arbejder tæt sammen med. Dit kan være brancher, der ikke giver mening, eller kunder, der allerede har sagt nej i år.

Sortér så listen i to bunker:

• Varme: Du kender nogen derinde, eller din kontakt har lige skiftet job.
• Kolde: Du kender ingen.

Det er to forskellige opgaver. Er du ny i telefonen, så start med de varme. Ringelisten på sælgerklubben.dk tager dig gennem de tre trin: mønsteret, filtrene og listen med en begrundelse for hvert emne.

Sæt et tal og en dato

Jakob Agerskov Thuesen, som jeg havde med i episode 17, advarer mod at udse sig én drømmekunde og lægge en hel strategi for at ringe til netop den. Så står man og sigter for evigt og får aldrig trykket af.

Beslut i stedet et antal. Skal du ringe til 50, 100 eller 200 virksomheder inden en bestemt dato? Når det er besluttet, betyder det ikke så meget, om der kommer et møde ud af de første fem opkald. Det skal nok komme.

Vil du vide, hvor mange der skal til, så regn baglæns fra dit mål med Den omvendte tragt. Du skriver dit mål, din gennemsnitlige ordre og dine procenter, og så får du et antal opkald om ugen.

Og så dagsmålet. Jakobs råd er lave ambitioner på dagen. Ring til fem i morgen. Fem er ikke mange, og det er fint. Så kan du ringe til otte dagen efter. Det er kun svært, indtil du har gjort det nok gange. Han sammenligner det med at gå i fitnesscenter. Første gang er grænseoverskridende. For dem, der kommer der hver uge, er det som at gå i Føtex.

Book tiden som et møde med dig selv

Nye kunder kommer ikke af den tid, der er tilovers. Sæt procent på din uge, fx 20 % til at finde og lande nye kunder. Det er et dejligt rundt tal, for så kan du sige: Hver tirsdag er sat af til opsøgende salg.

Men en procent på papiret er ikke nok. Jeg arbejder med en virksomhed, hvor jeg har haft reglen om 20 % i mange år. Alligevel blev sælgerne ved med at sige, at al deres tid gik med at servicere de eksisterende. Tiden skal have en fast plads i kalenderen.

På arbejdsarket Ugeblokken har jeg skrevet én regel: Blokken flyttes ikke. Den aflyses, hvis den skal væk. En blok, man flytter, forsvinder stille. En blok, man aflyser, mangler man.

Brug bilen og telefonen

En ringeplan er ikke kun til nye kunder. Den kan også erstatte mange af de besøg, du kører ud til i dag. Allan Pedersen sagde i episode 32, at en stor del af besøgene i virkeligheden er servicebesøg. Dem kan du klare med et opkald på fem minutter: Trives du? Fungerer det, du køber? Er vores service i orden? Han har selv som kunde bedt en leverandør stoppe de faste besøg. »Så meget har vi ikke at snakke om. Ring og følg op.« Så kan du have ti servicebesøg på telefonen ved siden af tre til fem fysiske besøg, og de fysiske kan gå til ny vækst.

Og brug tiden i bilen. Halvdelen af en kørende sælgers dag kan gå med at køre. Jeg har altid en ringeliste med, når jeg kører fra A til B: mennesker, jeg skal ringe til. Nogle af dem for at sælge, andre bare for at høre, hvordan det går. Jeg drømmer om et CRM, der planlægger min uge ud fra fokuskunder, opfølgninger og åbne tilbud og selv laver ringelisten til køreturen. Indtil da skriver jeg den selv.

Og vælg tidspunktet med omtanke. I en ferieuge, hvor jeg ringede helt koldt, var det markant nemmere at komme igennem end normalt. Beslutningstagerne var på arbejde, men sekretæren holdt fri, og konkurrenterne gjorde det samme. Det fortalte jeg om i episode 29.

Forbered opkaldet, ikke kun listen

Det sidste spørgsmål er, hvad du siger. Skriv det ned i den rækkefølge, opkaldet har:

• Din åbning, hvor du spørger om lov: »Hej, det er … fra … Må jeg stille dig et enkelt spørgsmål om …? Er det okay?«
• Grunden til, at du ringer netop til dem.
• Tre til fem spørgsmål om deres løsning i dag.
• Din opsummering: »Lad mig lige sikre mig, at jeg har forstået det rigtigt …«
• Dit pitch på højst 30 sekunder. Skriv det, slet halvdelen, skriv det igen.
• Din lukning med to tidspunkter.
• Dit svar, når de siger »vi er tilfredse« eller »send en mail«.

Mødebooking-scriptbyggeren samler det til et script, du kan kopiere. Læs det højt. Det, der lyder godt i hovedet, lyder tit for langt i røret.

Tæl alt, også nejerne

En ringeplan, du ikke følger op på, holder i to uger. Derfor skal du tælle. Hver dag: opkald, samtaler, møder og nej. Nejerne tæller med, fordi de er træning. Og læg mærke til, at du tæller indsatsen og ikke kun møderne. Om du ringer, bestemmer du. Om mødet lander i dag, gør du ikke.

Jeg har selv en del i-profil i mig. Jeg får tusind idéer og løber i tusind retninger. I mange år kom mine salg sporadisk og tilfældigt, fordi jeg ringede til nogen, når jeg manglede noget. Det, der ændrede det, var ikke en ny teknik. Det var, at jeg for en gangs skyld satte mig ned og lavede en struktureret salgsindsats med handlingslister og tal, som jeg følger uge for uge.

Og når motivationen er væk? Den kommer ikke hver dag, og det gør den ikke for nogen. Det er derfor, du har en plan. Når motivationen svigter, er det strukturen, der bærer. Jakob siger, at når man først er i gang, glemmer man som regel, at man var umotiveret.

Din ringeplan på en halv time

• Skriv de fem bedste kunder ned, du har haft, og hvad de har til fælles.
• Find 20 virksomheder, der ligner, og sæt V eller K ud for hver: varm eller kold.
• Beslut et antal og en dato.
• Book en fast blok i kalenderen de næste fire uger. Samme dag, samme tid.
• Skriv dit opkald ned, og ring til de første fem.

Tæl så opkaldene i Ringeplan-trackeren. Vil du vide, hvor mange opkald dit mål kræver, har jeg skrevet om det i Hvor mange opkald skal der til for at booke et møde?

Lyt og prøv selv

• Podcast · episode 17Sådan booker du flere møder på telefonen - interview med Jakob Agerskov Thuesen
• Podcast · episode 46Fra kundeliste til ringeliste – sådan byggede jeg salgsmotoren med AI (Build in public #3)
• Podcast · episode 9Personligt lederskab i salg – sådan tager du kontrol over din succes
• Podcast · episode 29Ferietid er angrebstid – Sådan udnytter du sommeren til salg og personlig udvikling
• Podcast · episode 32Bæredygtig ledelse af sælgere - med gæst Allan Pedersen
• Podcast · episode 43Succes som soloselvstændig – med Majbritt Lund
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkRingelisten
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkRingeplan-trackeren
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkMødebooking-scriptbyggeren
• Gratis værktøj på sælgerklubben.dkDen omvendte tragt

Svaret er skrevet af Nikolaj Dyring, der har arbejdet med salgsudvikling i 19 år og driver Talenthuset.