Hvordan skriver man en god opfølgningsmail efter et møde?

Kort svar: En god opfølgningsmail er kort og har tre dele: det, I blev enige om, med kundens egne ord, det, kunden får ud af det, som udbytte og ikke som egenskaber, og det aftalte næste skridt med dato. Send den samme dag eller senest næste arbejdsdag, og skriv den, så kunden kan sende den videre til sin chef.

Jeg kendte engang en sælger, der havde været ude hos en kunde. Bagefter spurgte jeg kunden, hvordan mødet med ham var gået. Det eneste, de kunne huske, var, at han duftede virkelig godt.

Det er ikke det, der skal være det primære fokus.

Kunden husker ikke alt det, du sagde. Han husker det, du lagde til sidst, og det, han får på skrift. Det er derfor, opfølgningsmailen er så vigtig. Den er din chance for at bestemme, hvad kunden tager med sig fra mødet.

Hvorfor mailen betyder så meget

Når du har været til et godt møde, er det fristende at tænke, at mailen bare er en formalitet. Det er den ikke. Mailen gør tre ting:

Den fastholder næste skridt. Det, I aftalte, står sort på hvidt. Så er det sværere at glemme, og nemmere at holde fast i, når du ringer.
Den bestemmer, hvad kunden husker. Det i midten forsvinder. Det, der står i mailen, bliver.
Den bliver sendt videre. Tit er det ikke kun din kontakt, der skal beslutte. Mailen er det, han sender til sin chef. Så skriv den, så den kan stå alene.

Alt for mange sælgere sløser med opfølgningen. Og det er der, ordrer dør.

Del 1: Det, I blev enige om

Start med en kort opsummering af kundens situation, med hans egne ord. Det er det samme, du gjorde i mødet, når du sagde »Er det rigtigt forstået?«. Nu gør du det på skrift.

Brug de ord, kunden selv brugte. Sagde han »vi bøvler med leveringstiderne«, så skriv det. Ikke »I har udfordringer med jeres forsyningskæde«. Kunden skal kunne genkende sig selv. Og hvis han skal videre med det til chefen, er det hans egne ord, han skal bruge.

Del 2: Det, kunden får ud af det

Så skriver du, hvad løsningen betyder for kunden. Her begår mange den fejl at skrive egenskaberne: vi har det og det, og vi kan det og det.

Skriv i stedet udbyttet. Jeg bruger en enkel sætning til det: »… som gør, at … som betyder, at …«. Først egenskaben, så fordelen, så udbyttet for kunden. Kunden husker ikke »hurtig processor«. Han husker, at der ikke kommer hak i videoerne.

Vælg tre ting. Ikke syv. Spørg dig selv: Hvis kunden kun husker tre ting fra mødet, hvad skal de så være? Og læg det stærkeste sidst. Det, du lægger til sidst, er det, der virker.

Del 3: Næste skridt med dato

Til sidst kommer det vigtigste: det aftalte næste skridt. Hvem gør hvad, og hvornår.

Skriv det helt konkret. Ikke »jeg hører fra dig«. Men »jeg ringer torsdag kl. 10, og så tager vi stilling til, om vi skal starte i marts eller april«. Har du lovet at sende noget, så skriv, hvornår det kommer.

Og så slutter mailen. Tilføj ikke noget nyt efter næste skridt. Det, du skriver sidst, er det, der bliver hængende.

En skabelon, du kan bruge

Her er en enkel opbygning. Skriv den med dine egne ord:

Emne: Opfølgning på vores møde om leveringstiderne

Indledning: Tak for et godt møde i dag. Som jeg forstod det, bøvler I med leveringstiderne fra jeres nuværende leverandør, og det koster jer tid i produktionen. Det skal være løst inden sommerferien.

Udbytte: Det, vi talte om, betyder tre ting for jer. For det første … For det andet … Og vigtigst: …

Næste skridt: Jeg sender regnestykket på fredag. Vi aftalte, at jeg ringer til dig tirsdag kl. 10, når du har talt med jeres driftschef. Så tager vi stilling til, om vi skal starte med en pilot.

Det er det hele. Fire korte afsnit. Kunden kan læse det på et minut og sende det videre på ét klik.

Skriv den, og slet så halvdelen

Den klassiske fejl er, at mailen bliver alt for lang. Så meget information kan folk slet ikke tage ind. Jakob Agerskov Thuesen har en brutal opskrift på sit telefonpitch, og den virker også på mailen: Når du har skrevet den, så slet halvdelen. Gå den igennem, og fjern hvert ord, der kan fjernes uden at ændre betydningen. »Vi er meget dygtige til« bliver til »Vi er dygtige til«.

Og drop de sætninger, der lukker døren. »Du hører bare fra mig« er ikke et næste skridt. »Skriv endelig, hvis du har spørgsmål« er heller ikke.

Vælg tonen efter kunden

Kunderne er forskellige, og det skal mailen også være. Mødeopfølgnings-generatoren på sælgerklubben.dk lader dig vælge mellem tre toner: kort og skarp, varm og professionel eller med kant.

Kort og skarp passer til den travle, målrettede kunde, der vil have det vigtigste med det samme.
Varm og professionel passer til kunden, der går op i relationen og gerne vil kunne stole på dig.
Med kant passer, når du har udfordret kunden i mødet og vil holde fast i den nye tanke.

Du indsætter dine rå noter, gerne bare stikord, skriver modtagerens navn og det aftalte næste skridt, og så får du en færdig mail, hvor næste skridt står sort på hvidt. Læs den igennem, og ret den til, så den lyder som dig.

Send den hurtigt

Send mailen samme dag eller senest næste arbejdsdag. Jo længere tid der går, jo mindre husker I begge to. Og jo mere ligner mailen en eftertanke.

Hvis du vil være den sælger, der systematisk følger op, kan en god regel være, at du altid følger op inden for 24 timer efter et møde. Også selvom du tror, du får et nej.

Mailen er ikke hele opfølgningen

Jesper Vernersen, der har været salgsdirektør i mange år, sagde noget i episode 31, som enhver sælger bør høre. Der er ikke noget nemmere at ignorere end en mail. Og i en mail kan du hverken stille et uddybende spørgsmål eller tage en indvending. Så mailen skal ikke stå alene. Den er det skriftlige bevis på, hvad I aftalte. Selve opfølgningen sker, når du ringer på den dato, der står i mailen. Tager kunden ikke telefonen, så indtal en besked.

Jesper havde også en idé, der er værd at prøve: Hvad med en kort video i stedet for eller sammen med mailen? Hans pointe er, at den personlige kontakt bliver det, der skiller sig ud, når alt andet bliver digitalt.

Og har I tegnet noget på mødet, så send billedet med. Søren Holmgren fortalte i episode 27, at han har bedt kunder tegne på tavlen og så taget et billede af det. Jesper Oehlenschlager, der arbejder med visuel formidling, pegede i episode 38 på, at det visuelle billede minder folk om, hvad der blev sagt, hver gang de ser det. Et foto af tavlen i mailen er en påmindelse, som tekst ikke kan give.

Tjek, før du trykker send

Brug tre spørgsmål, før mailen går:

Står kundens behov med hans egne ord?
Er udbyttet skrevet som udbytte, ikke som egenskaber, og ligger det stærkeste sidst?
Står næste skridt der med dato, og er det det samme, som I aftalte i mødet?

Kan du svare ja til alle tre, så send den. Og læg opfølgningen ind i dit CRM, så du får en påmindelse.

Gør det i denne uge

Tag dit næste møde. Skriv de tre ting ned, kunden skal huske, før du tager af sted. Send opfølgningsmailen inden for 24 timer, og slut med næste skridt og en dato. Vil du vide mere om, hvad der sker bagefter, så læs hvordan man følger op på et tilbud.

Lyt og prøv selv

Svaret er skrevet af Nikolaj Dyring, der har arbejdet med salgsudvikling i 19 år og driver Talenthuset.

Skal jeres sælgere trænes i det her?

En snak på 20 minutter, helt uforpligtende. Vi finder ud af, hvad der vil gøre en forskel hos jer.

Book en snak Salgstræning til jeres sælgere →